RESUMEN
El presente informe tiene por finalidad determinar los mecanismos válidos y exigibles para comunicar a los trabajadores el reparto de las utilidades. Las empresas se encuentran obligadas a dicha distribución conforme al Decreto Legislativo N°892. Se parte de la premisa difundida según la cual la norma exigiría la publicación en el Diario Oficial «El Peruano». Sin embargo, dicha exigencia no existe como obligación legal de carácter general, respaldada por normas de simplificación administrativa y por criterios del Tribunal Fiscal, se orienta hacia la comunicación personalizada mediante carta notarial, correo electrónico u otras tecnologías de la información y comunicación (TIC).
Inexistencia de una obligación legal de publicación en el Diario Oficial «El Peruano»
Contrariamente a la práctica extendida en determinados sectores empresariales, no existe norma laboral vigente que imponga a la empresa la obligación de publicar el reparto de utilidades en el Diario Oficial «El Peruano» ni en ningún otro medio de circulación masiva. El Decreto Legislativo N°892 y su reglamento, no contemplan dicha formalidad como requisito de validez para el cumplimiento de la obligación frente a los trabajadores en actividad. La publicación en diarios ha sido, históricamente, una práctica adoptada por conveniencia empresarial principalmente respecto de extrabajadores de difícil ubicación mas no un mandato normativo.
Es pertinente distinguir dos planos: (I) el laboral, en el que la empresa debe entregar a cada trabajador la hoja de liquidación de utilidades como constancia del beneficio otorgado; y (II) el tributario, en el que, para sustentar la deducción del gasto por utilidades no cobradas por extrabajadores, la empresa debe acreditar de manera fehaciente que puso el pago a disposición del beneficiario. En ambos planos, la comunicación debe ser personalizada y verificable, no bastando un aviso genérico en un medio de prensa.
La comunicación mediante Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)
El Decreto Legislativo N°1310 introdujo un cambio relevante en la forma de documentar y comunicar las obligaciones económicas laborales. Dicha norma faculta al empleador a sustituir su firma manuscrita y el sellado manual por firma digital, conforme a la legislación civil, o por firma electrónica, conforme a la Ley N°27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales. Esta facultad alcanza expresamente a la hoja de liquidación de utilidades entregada a los trabajadores.
Asimismo, cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta a través de empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las constancias de pago por la puesta a disposición del trabajador de dichos documentos mediante TIC, siempre que el medio empleado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un acceso razonable y oportuno por parte del trabajador. En la práctica, esto habilita el envío de la hoja de liquidación de utilidades por correo electrónico institucional, intranet corporativa, aplicativos de planillas electrónicas o plataformas de firma digital, siempre que quede registro verificable de la emisión y de la recepción.
El empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador (D. Leg. N°1310).
La carta notarial como medio de comunicación fehaciente
Para los supuestos en que se requiera acreditar con mayor solidez la comunicación en particular frente a trabajadores cesados, domicilios desactualizados, o discrepancias previsibles sobre el monto o la existencia del beneficio la carta notarial constituye el mecanismo más seguro. Conforme al artículo 100° del Decreto Legislativo N°1049, Decreto Legislativo del Notariado, la carta notarial permite dejar constancia fehaciente de fecha cierta de la comunicación cursada, así como del contenido remitido y, según el servicio contratado, de la entrega o del intento de entrega al destinatario.
A diferencia de la publicación en un diario, que no individualiza al trabajador ni acredita que este tomó conocimiento efectivo del beneficio, la carta notarial sí permite una comunicación personalizada dirigida al domicilio registrado en la ficha del trabajador, cumpliendo con el estándar de diligencia que exige tanto la relación laboral como, en su caso, la sustentación del gasto ante la Administración Tributaria.
Criterios del Tribunal Fiscal sobre la acreditación de la comunicación
El Tribunal Fiscal ha desarrollado un criterio reiterado según el cual la sola emisión de un cheque a favor del trabajador, o la publicación de un aviso genérico en un diario de circulación masiva, no acredita por sí sola el cumplimiento de la obligación de puesta a disposición del pago, requisito indispensable para sustentar la deducción del gasto por participación en las utilidades. En la Resolución N°11362-1-2011, el Tribunal exigió acreditar la comunicación a los acreedores trabajadores cesados sobre la emisión de los cheques puestos a su disposición. En la Resolución N°12554-8-2013, reiteró que no basta la publicación de la disposición de los cheques en diarios de circulación nacional, siendo necesaria una comunicación personalizada al trabajador, como la carta notarial o el correo electrónico registrado en su ficha personal, de forma que pueda demostrarse su recepción.
No basta la publicación de la disposición de los cheques en diarios de circulación nacional para deducir la participación en las utilidades de extrabajadores como gasto (criterio recogido en la RTF N°2554-8-2013).
Este criterio, si bien fue desarrollado en el ámbito tributario, resulta relevante como estándar de diligencia también para la empresa que reparte utilidades a trabajadores en actividad, en la medida en que evidencia que el medio de comunicación idóneo es aquel que permite verificar la recepción efectiva por el destinatario.
Infracciones laborales por la no entrega de la hoja de liquidación
El Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo, aprobado por Decreto Supremo N°019-2006-TR, tipifica como infracción leve en materia de relaciones laborales el no entregar al trabajador, dentro de los plazos y con los requisitos previstos, la hoja de liquidación de la participación en las utilidades u otros beneficios sociales. En consecuencia, con independencia del medio empleado físico o TIC, la empresa debe conservar evidencia de la entrega oportuna de dicho documento a cada trabajador, a efectos de evitar la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL).
CONCLUSIONES
- No existe obligación legal de publicar el reparto de utilidades en el Diario Oficial «El Peruano» ni en ningún otro diario de circulación masiva; dicha práctica es una costumbre empresarial sin sustento normativo expreso y, conforme al criterio del Tribunal Fiscal, resulta insuficiente para acreditar la comunicación al trabajador.
- El Decreto Legislativo N°1310, en concordancia con la Ley N°27269, habilita la entrega de la hoja de liquidación de utilidades mediante firma digital o electrónica y su puesta a disposición a través de tecnologías de la información y comunicación (correo electrónico, intranet, aplicativos de planillas), siempre que se garantice la constancia de emisión y un acceso razonable del trabajador.
- La carta notarial, al amparo del artículo 100° del Decreto Legislativo N°1049, constituye el medio más idóneo cuando se requiere acreditar fehacientemente la comunicación, en particular frente a trabajadores cesados o de difícil ubicación.
- La empresa debe conservar evidencia verificable de la entrega cargo de recepción, acuse de correo electrónico o certificación notarial a fin de evitar sanciones por parte de SUNAFIL y de sustentar, en su caso, la deducibilidad del gasto ante SUNAT.
